Strategisches Event-Management-System zur Steuerung, Bewertung und Förderung von Events in Destinationen
Events haben in touristischen Destinationen eine zunehmende Bedeutung für die erfolgreiche Positionierung und Umsetzung der Destinations-Strategie. Die Bewertung der Bedeutung von Veranstaltungen sowie deren Steuerung über eine allfällige Förderung sind in vielen Destinationen ein ungelöstes Problem. Mit dem «Strategischen Event-Management-System zur Steuerung, Bewertung und Förderung von Events in Destinationen» können Tourismusorganisationen bzw. Destinationsmanagementorganisationen ihr gesamtes Portfolio von Veranstaltungen systematisch nach objektiven Kriterien bewerten und darauf basierend Veranstaltungen gezielt unterstützen.
Das Institut für Tourismuswirtschaft ITW hat in Zusammenarbeit mit Rütter + Partner (R+P) die Event-Scorecard als umfassende, differenzierte und gleichzeitig komplexe Erhebungs- und Auswertungsmethodik für die Erfassung der volkswirtschaftlichen Bedeutung von Veranstaltungen entwickelt. Mit dieser Methode wurden bis heute 16 Sport- und Kultur-Events erfolgreich untersucht ( www.event-scorecard.ch). Abgeleitet aus diesen Erkenntnissen entwickeln das ITW und R+P in Zusammenarbeit mit der Tourismusorganisation Engadin St. Moritz im Rahmen eines KTI-Projektes ein«Strategisches Event-Management-System». Dieses besteht aus mehreren Excel-basierten Erhebungs- und Berechnungs-Instrumenten.
Prozess der Eventbewertung und Mittelverteilung
Mit Hilfe eines kurzen Fragebogens, den die Eventorganisatoren ausfüllen, kann die Tourismusorganisation bei neu zu etablierenden Events entscheiden, ob diese grundsätzlich gemäss den Zielen und Grundsätzen der Eventstrategie unterstützungswürdig sind oder nicht.
Die neu als unterstützungswürdig eingestuften Veranstaltungen sowie die bereits bisher finanziell unterstützten Veranstaltungen werden jährlich aufgefordert, einen ausführlicheren Fragebogen (Analysefragebogen) mit detaillierten Angaben über die Veranstaltung auszufüllen und der Tourismusorganisation zuzustellen.
Diese Angaben der Eventveranstalter werden im Eventbewertungs- und Förderungstool erfasst und daraus die ökonomischen, sozialen und umweltrelevanten Wirkungen sowie die darauf abgestimmte finanzielle Unterstützung der Veranstaltungen berechnet. Zugleich erstellt das Tool in einem weiteren Arbeitsblatt Grafiken mit unterschiedlichen Portfolio-Darstellungen aller Events zur gezielten strategischen Steuerung der Events in der Destination.
Sofern die Tourismusorganisation eine Veranstaltung in grösserem finanziellen Umfang unterstützt, hat die Tourismusorganisation die Möglichkeit, die Angaben des Veranstalters aus dem Analysefragebogen mit weiteren Instrumenten (Validierungsfragebogen, Besucher- und/oder Onlinebefragung) zu prüfen und zu validieren.
Stand des Projektes
Die verschiedenen Datenerhebungs- und Berechnungsinstrumente sind im Verlauf des letzten Jahres entwickelt und für ausgewählte Sommerveranstaltungen der Destination Engadin St. Moritz angewendet worden. Während der Wintersaison werden an drei Winterevents Besucherbefragungen durchgeführt. Am FIS Alpine Ski World Cup und am White Turf St. Moritz ist das bereits passiert. Noch ausstehend ist die Befragung am Engadin Ski Marathon vom 14. März, wo zudem die Onlinebefragung getestet wird. Die Ergebnisse dieser Besucherbefragungen werden mit den Angaben der Veranstalter validiert und allenfalls angepasst. Im Anschluss daran erfolgt die Eingabe und Prüfung dieser Daten in Bezug auf die Praxistauglichkeit des Eventbewertungs- und Förderungstools.
Das Projekt wird im Herbst 2010 abgeschlossen. Die Ergebnisse des gesamten Projekts werden in einem Abschlussbericht publiziert. Danach soll das «Strategischen Event-Management-System» in weiteren Destinationen zu Anwendung kommen.
